Polityka prywatności i klauzula informacyjna RODO

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest [NAZWA ADMINISTRATORA DANYCH] z siedzibą pod adresem [ADRES].

W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się pod adresem [ADRES E-MAIL] lub pisemnie na wskazany wyżej adres. Jeżeli wyznaczono inspektora ochrony danych, jego dane kontaktowe należy wpisać tutaj: [DANE KONTAKTOWE IOD ALBO INFORMACJA, ŻE NIE WYZNACZONO IOD].

2. Kategorie przetwarzanych danych

W publicznym procesie uczestnik podaje imię, nazwisko i stanowisko. Adres e-mail jest opcjonalny i powinien być podany tylko wtedy, gdy uczestnik chce skorzystać z dostępnej wysyłki certyfikatu.

System może również przetwarzać odpowiedzi, wynik punktowy lub procentowy, status ukończenia i zaliczenia, informacje o próbie, przypisaniu do firmy oraz techniczne dane niezbędne do bezpieczeństwa i obsługi procesu, w tym adres IP, jeżeli obsługuje go istniejąca struktura danych.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane mogą być używane do przeprowadzenia szkolenia lub testu, zapisania odpowiedzi, obliczenia wyniku, stosowania limitów podejść, przygotowania raportu, wygenerowania certyfikatu, wysłania certyfikatu e-mailem na żądanie uczestnika oraz zapewnienia bezpieczeństwa i rozliczalności działania systemu.

Właściwe podstawy prawne należy ustalić dla konkretnego wdrożenia i relacji z organizacją zlecającą. Do uzupełnienia po analizie prawnej: [PODSTAWY PRAWNE DLA POSZCZEGÓLNYCH CELÓW].

4. Odbiorcy danych

Odbiorcą raportu może być firma lub jednostka, która przypisała uczestnikowi szkolenie albo test, w zakresie uzgodnionym dla danego procesu. Dane mogą być również powierzane podmiotom zapewniającym hosting, utrzymanie, pocztę elektroniczną lub wsparcie techniczne, jeżeli uczestniczą w danym wdrożeniu.

Lista kategorii lub nazw odbiorców do uzupełnienia: [ODBIORCY I PODMIOTY PRZETWARZAJĄCE].

5. Czas przechowywania danych

Okresy przechowywania powinny wynikać z celu szkolenia, wymagań organizacji, obowiązków prawnych, zasad dotyczących certyfikatów oraz potrzeb związanych z bezpieczeństwem i dochodzeniem roszczeń.

Do uzupełnienia po uzgodnieniu polityki retencji: [OKRESY PRZECHOWYWANIA DLA DANYCH UCZESTNIKA, WYNIKÓW, CERTYFIKATÓW, E-MAILI I LOGÓW].

6. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zależności od właściwej podstawy prawnej osobie mogą przysługiwać prawa dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Sposób realizacji praw i ewentualne ograniczenia należy opisać po analizie konkretnego procesu: [PROCEDURA REALIZACJI PRAW].

7. Dobrowolność adresu e-mail

Podanie adresu e-mail przez uczestnika jest dobrowolne. Brak adresu nie powinien uniemożliwiać udziału w teście ani uwzględnienia wyniku w raporcie. Adres jest potrzebny wyłącznie do wysyłki certyfikatu, jeżeli uczestnik wybierze tę możliwość i pozostałe warunki wydania certyfikatu są spełnione.

8. Raporty dla firmy i certyfikaty

Raporty mogą obejmować imię, nazwisko, stanowisko, wynik testu, status ukończenia lub zaliczenia oraz informacje związane z dostępnością certyfikatu. Zakres raportu powinien być ograniczony do danych potrzebnych organizacji w danym procesie.

Po zaliczeniu testu system może wygenerować certyfikat PDF. Certyfikat może zostać pobrany przez uczestnika, a po podaniu poprawnego adresu e-mail i wybraniu tej opcji także wysłany pocztą elektroniczną.

9. Logi techniczne i bezpieczeństwa

System rejestruje kluczowe zdarzenia publicznego testu, wybrane operacje administracyjne oraz wyniki prób wysyłki wiadomości. Logi służą diagnostyce, ochronie systemu, wyjaśnianiu błędów i rozliczalności procesu. Nie powinny zawierać haseł, tokenów resetowania, haseł SMTP ani pełnych treści niepotrzebnych danych osobowych.

Szczegółowy zakres i okres przechowywania logów: [ZAKRES I RETENCJA LOGÓW].

10. Zmiany dokumentu

Właściciel systemu powinien aktualizować tę informację po zmianie celów, zakresu danych, podmiotów przetwarzających, funkcji e-mail, hostingu lub zasad raportowania.